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[직장인in] 정리만 잘해도 칼퇴? 삼성SDS 조세형 차장이 전하는 직장인 정리의 정석!

안녕하세요. 삼성이야기 에디터, Sam입니다.

직장인이라면 누구나 ‘칼퇴’를 꿈꿉니다.

자타공인 ‘정리의 달인’ 삼성SDS 조세형 차장은
정리만 잘해도 퇴근 시간을 앞당길 수 있다고 하는데요.

직장인의, 직장인에 의한, 직장인을 위한 정리법을
Sam이 직접 전수받았습니다!


직장인에게 정리가 왜 필요할까?

‘정리의 달인’답게 조세형 차장의 첫인상은 반듯하게 정돈된 느낌이었는데요. 정리가 안 된 질문을 던지는 건 아닌지, 살짝 긴장한 Sam의 물음에 조세형 차장은 차근차근 대답해주었습니다.

늘 여행지의 호텔같은 곳에서 일할 수 있다면?
여행을 떠나서 깔끔하게 정리된 호텔에 도착하면 편안한 기분이 들고 재충전이잖아요. 그게 정리의 효과라고 봐요. 어질러진 것들을 정리하면 집중력도 훨씬 높아지고 편안함을 느낄 수 있죠.

조세형 차장은 ‘정리란, 시간과 공간을 포함하는 것’ 이라 말했는데요. 스케쥴은 물론, 책상, 폴더정리까지 포함하는 그야말로 ‘직장인의 정리법’을 전수해 주었습니다. 그렇다면 직장인에게는 왜 정리가 필요한 걸까요?

삼성SDS 조세형 차장
뭔가를 시작할 때, 변화를 원할 때, 그럴 때 정리가 필요합니다
직장인에게 정리는 활력을 주고 일의 효율을 높여주는 역할을 합니다. 직장이란 정해진 시간에 주어진 일을 완벽하게 마무리해야 하는 곳인데, 정리가 안 되어 있으면 본인은 물론이고 주위 사람들도 불편할 것 같아요.


정리만 잘 해도 일이 편해지는 ‘직장인의 정리법’

정리만 잘 해도 퇴근 시간을 앞당길 수 있다는 조세형 차장, 말만 들어도 침이 꼴깍 넘어가는 이야기인데요. Sam이 실제 직장인 여러분이 궁금해할 만한 질문들만 모아 직접 물어봤습니다.

스케쥴 정리! 자투리 시간을 관리하라

Q. 근무 중에 조금씩 비는 시간이 생깁니다. 그런 것들이 쌓이면 허비되는 시간이 많은데, 이럴 때 효율적으로 ‘스케쥴 정리법’이 있을까요?

한 기관에서 직장인 3천 명을 대상으로 하루 평균 몇 시간을 회사에서 일하는지 설문 조사를 했대요. 결과는 평균 9시간 30분. 그중에서 개인적으로 소모하는 시간이 얼마냐고 다시 물었더니 평균 1시간 54분이었어요. 두 시간 가까이 된다는 거죠. 시간도 정리정돈할 수 있는 대상인데, 자기 업무시간을 잘 정리해서 그렇게 소모하는 두 시간까지 효율적으로 활용할 수 있다면 퇴근 시간은 충분히 당길 수 있어요.

조세형 차장의 자투리 시간 관리 팁 – 출근 직후, 퇴근 직전 시간을 사수하라!
출근 후 30분, 퇴근 전 30분이 가장 어수선하고 무의미하게 흘러가는 시간이에요. 출근해서 커피 한잔하고 신문도 좀 보고 화장실도 갔다 오고 하면 30분은 금방 가거든요. 퇴근 시간 30분 전도 마찬가지고요. 전 그때를 활용해요. 출근해서 내가 오늘 꼭 해야 할 일을 적어놓고 퇴근할 때는 오늘 못한 일을 메모해두는 습관만 들여도 자기 업무 시간을 스스로 조절하면서 쓸 수 있어요.

업무 정리법! 우선순위를 정하라

Q. 갑작스럽게 들어오는 일이 많아서 일의 우선순위를 정하기 너무 어렵습니다. 일이 많아서 못한다고 할 수도 없고… 이런 상황에서는 업무 정리를 어떻게 해야 할까요?

업무우선순위설정하기
업무 지시를 두 가지 이상 받았을 때는 팀장님을 비롯한 팀원과의 커뮤니케이션이 중요합니다. ‘일도 많은데 어떻게 하지?’ 혼자 끙끙대다가 기한을 넘기느니 업무를 지시한 사람과 상의해서 분배하거나 기한을 늘리거나 하는 거죠.

신입사원이 귀에 못이 박히도록 듣는 게 일의 우선순위에 대한 이야기입니다. 긴급한 일보다 중요한 일 먼저 해야 한다지만, 우선순위를 정하기란 말처럼 쉽지 않아요. 긴급한 일이 중요한 일이 되고, 또 중요한 일이 긴급한 일이 되기도 하니까요. 그나마 회사생활을 하다 보면 기준이 조금씩 보이기 시작하는데요. 조세형 차장은 신입사원처럼 경험이 부족한 사람들은 본인이 정하기 어려운 우선순위를 커뮤니케이션을 통해 정리하라고 조언합니다. 한 마디로, 선배들에게 많이 물어보고 일의 경중으로 결정하라는 것이죠.

자료 정리법! 버릴 건 버려라

Q. 뭔가를 잘 버리지 못하는 성격입니다. 지난 업무 문서 정리 방법을 알려주세요. 버릴 것과 버리지 말아야 할 것은 어떻게 구분할까요?

서랍을 예로 들어볼까요? 저는 책상이나 서랍도 그냥 심플하게 가자는 주의예요. 기한이 지난 커피 쿠폰, 유효기간 지난 약, 화장품 샘플… 일단 서랍 안에서 기한이 지난 건 다 버립니다. 2, 3년 동안 한 번도 안 꺼낸 것도 다 버리세요. 이건 문서도 마찬가지입니다. 2, 3년 안 열어본 문서는 평생 안 열어봅니다. 가지고 있을 필요가 없어요. 혹시 이거 언젠가 쓸 일이 생기지 않을까, 그런 생각 많이들 하시죠? 그런 것들은 결국 쓸 일이 없습니다.

버릴 것을 고르는 기준
- 기한이 지난 것
– 2, 3년 동안 한 번도 꺼내지 않은 것
– 쉽게 빌려 쓸 수 있는 것
– 중복되는 기능을 가진 것
– 지금은 아니지만 언젠간 필요하지 않을까? 하는 것


정리가 필요한 건 물건, 문서뿐만이 아니라고 해요. 우리가 정리정돈이 안 되는 이유는 정보의 홍수 시대에 살기 때문입니다. 인터넷에서 쏟아지는 정보 중 내게 필요한 건 실제로 10%도 안 된다는 사실! 그만큼 어떤 정보를 취할지, 버려야 할지를 잘 선택해야 해요. 인맥도 마찬가지입니다. 필요 없는 인맥을 넓힐 시간에 내게 정말 필요한 사람들에게 한 번 더 연락하는 게 훨씬 효율적이라고 조세형 차장은 말합니다.

정리하는 습관! 일을 미루지 않는 습관을 들여라

Q. 기한에 비교적 여유가 있는 업무라도, 다른 업무들에 밀려 기한이 다 되어서야 허겁지겁 처리하곤 합니다. 이런 것들을 방지하려면 업무를 어떻게 정리해야 할까요?

‘납기증후군’이라고, 원래 일이란 게 발등에 불 떨어졌을 때 더 잘되는 법이죠. 하하. 기한이 넉넉해도 마지막 날이 다가와서야 몰아서 하는, 이 습관을 버릴 수 있는 두 가지 노하우가 있습니다. 첫 번째, 간단한 일은 기한에 상관없이 바로 처리해라. 작은 문제라도 처리하지 않은 채로 머릿속에 남아있으면 찝찝할 수밖에 없고, 그만큼 집중력도 떨어지거든요.

두 번째, ‘역산스케쥴’로 일해라. 오늘은 못하면 내일은 이만큼 더 하지 뭐, 순행스케쥴은 일을 나중으로 몰아버리기 쉽습니다. 역산스케쥴은 기한에서부터 일정을 거꾸로 잡는 방법인데요. 금요일에 보고서를 제출해야 한다면 목요일까지는 초안, 수요일에는 본문, 화요일에는 서문… 자기 시간을 효율적으로 관리할 수 있습니다.

메모도 정리가 필요하다

직장인에게 골치 아픈 것 중 하나가 바로 넘쳐나는 메모와 컴퓨터 파일입니다. 급하게 적은 메모를 어디에 뒀는지 못 찾을 때도 많고, 계속해서 쌓이는 문서를 찾는 것도 일이죠. 조세형 차장은 파일과 폴더, 메모 정리만 잘해도 시간을 절약하고 수고를 덜 수 있다고 합니다.

Q. 기억력이 나빠서 메모를 열심히 하는 편인데요. 메모가 많아지니 어떨 땐 메모한 사실조차 잊습니다. 기억력이 안 좋은 사람은 어떻게 하면 좋을까요?

컴퓨터, 스마트폰, 태블릿이 다 연동되는 시대입니다. 이제 손 메모는 줄이세요. 수첩 대신 디지털 메모를 사용하면 혹시 잊어버리더라도 검색으로 다 찾을 수 있어요.


파일정리폴더정리
Q. 사무직이라 컴퓨터에 파일과 폴더가 하루에도 수십 개씩 생깁니다. 어떻게 정리하면 좋을까요?

[일련번호(날짜) + 파일명(구체적인 내용) + 버전] 이 세 가지만 잘하면 일단 파일 관리는 끝납니다. 컴퓨터 파일은 검색하면 웬만한 건 다 걸리거든요. 그런데도 파일 이름을 단순하게 써서 고생하는 분이 많아요. 날짜는 기본, 제목만 봐도 대충 알 수 있게 구체적으로 써야 해요. 버전 관리도 잘 해야 하고, 최종본일 경우에는 따로 표시해주는 게 좋아요. 안 그러면 파일을 다 열어봐야 하거든요.

폴더 관리도 마찬가지예요. 자신이 알 수 있는 정리 체계를 두세요. 폴더 앞에도 날짜를 쓰고 분기나 연도별로 모아도 되고, 대분류/중분류/소분류를 명확하게 해 두면 폴더도 확실하게 찾을 수 있죠.


정리하는 습관을 들였더니 작가가 되었어요

정리의 달인답게 어떤 질문에도 막힘없이 답변해준 조세형 차장! 그가 정리의 효과를 제대로 본 건 언제였는지 문득 궁금해졌습니다.

정달 조세형 차장
평범한 직장인에서 작가가 된 지금의 모습이죠
저는 좋아하는 콘텐츠를 꾸준히 모으면서 정리의 효과를 얻었어요. 평소에 회사에서 겪은 다양한 에피소드들을 짤막하게 정리해두거든요. 신입사원 교육 때 받은 질문들도 따로 정리해두고, 어느 정도 쌓였을 때 카테고리별로 분류했더니 그게 한 권의 책으로 나오더라고요. 어느 순간 상상하지도 못했던 작가가 된 거죠.


책 쓰는 이유? 노하우 공유는 선배로서 당연히 해야 할 일이니까

신입사원들의 멘토가 된 것처럼 책을 한번 써 보자. 선배로서 노하우를 알려주면 후배들이 업무에 훨씬 빨리 적응할 수 있지 않을까, 그래서 책을 쓰기 시작했다는 조세형 차장. 알고 보니 그는 최근 세 번째 책, <정리의 정석>을 쓴 작가였습니다. 바쁜 업무 중에 귀찮을 법도 한데, 계속해서 책을 쓰는 이유는 뭘까요?

선배님, 강의는 잘 들었습니다. 그런데 그게 신입사원에겐 어렵습니다
강의 나가면, 신입사원들이 가장 많이 하는 말이 이거예요. 당연히 어렵죠. 전 그 어려움을 돕는 게 선배의 역할이라고 봐요. 삼성에는 일 잘하고 똑똑한 사람이 많아요. 하지만 탁월한 능력을 갖춘 사람만 뽑아서 처음부터 일을 잘했던 건 아니에요. 신입사원이 정리를 완벽하게 잘  하는 사람일 필요는 없다고 생각해요. 제가 앞에서 이야기한 것도 사실은 모두 선배들에게 배운 거니까요. 제가 책을 쓰는 이유도 그 때문입니다.


소통이라는 주제로 책을 냈을 때는 소통을 더 잘하기 위해 노력했고, 신입사원 멘토링 책을 냈을 땐 멘토링에 대한 책임감을 느꼈다는 조세형 차장. 이제 정리에 대한 책을 내고 나니 정리를 더 열심히 하게 됐다고 합니다. 이렇게 선순환이 되는 것이 그에게는 가장 큰 정리의 효과라는군요. 그 효과를 후배들, 그리고 모든 직장인을 위해 나누는 조세형 차장을 정리의 달인으로 인정합니다!

여러분이 지금 당장 책상 정리를 한다면 가장 먼저 버릴 아이템은 무엇인가요?
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추첨을 통해 ‘정리의 정석’과 책갈피를 선물로 보내드립니다!

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