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[글로벌 비즈니스 매너] 비즈니스 필수 요소! 매너있는 이메일 작성법

안녕하세요. 삼성이야기 에디터, Sam입니다.

매너있는 이메일 작성이 업무를 원활하게 해준다는 사실 잘 아시죠?


내용을 한눈에 볼 수 있는 ‘전략적인 제목’부터
업무 효율 높이는 ‘CC’, ‘BCC’ 사용법까지!
 
다양한 이메일 매너를 알려 드립니다.


매너있는 이메일 작성법

우리는 하루에 얼마나 많은 이메일을 주고받을까요? 리서치 전문기업 래디카티 그룹(Radicati Group)이 실시한 이메일 통계 보고(Email Statistics Report, 2009~2013)가 실시한 전 세계 이메일 사용자 수는 14억 명을 넘어섰습니다.

하루에 2,940억 건, 1초에 280만 건, 1년으로 환산하면 90조 건의 이메일을 우리는 주고받고 있어요. 이 어마어마한 숫자에는 지금 이 순간, 내가 보내는 이메일도 포함됩니다. 중요한 업무 메일과 확인받아야 하는 메일, 의사결정에 필요한 메일은 물론, 비용과 관련된 내용까지 도요!

이렇게 이메일은 비즈니스의 필수 요소가 됐습니다. 그러다 보니 본의 아니게 실수를 하기도, 그 실수 때문에 업무를 그르치기도 하는데요. 글로벌 비즈니스 매너 기획연재 일곱 번째, 이번에는 이메일 매너에 대해 알아보겠습니다.



개봉률 100%, 내용을 한눈에 볼 수 있는 ‘전략적인 제목’

이메일에도 일명 ‘낚시성 제목’이 있습니다. ‘긴급제의’ 혹은 ‘필독’ ‘정보공유’ 등과 같은 제목은 읽기를 강요하고 있지만, 구체적인 정보는 없죠. 바쁜 비즈니스 상대에게 이런 제목의 메일은 오히려 업무 부담감을 주는 메일로 보일 수 있으니 주의해야 합니다.

중요하고 긴급한 메일일수록 결정 사안이나 확인되어야 할 사안을 제목에 반영하는 것이 좋습니다. 목적과 내용을 짐작할 수 있는 제목은 본인은 물론 상대방의 업무 효율성을 높이는 데 도움을 줍니다.

– Invitation at London sports reception
– Information you requested: Brooklyn Letterpress
– To discuss consumer file
– Your performance review
– 4/30 Investment committee meeting, Assistance needed
– Volunteers for training class 



업무 효율 높이는 ‘CC’ 혹은 ‘BCC’

가장 기본이지만 가장 쉽게 실수하는 부분이 메일의 ‘CC(참조)와 BCC(비밀참조)’ 설정입니다. CC는 ‘Carbon Copy’의 줄임말로, 해당 업무에 간접적으로 연관된 사람을 CC로 설정합니다. 한편 업무 진행상황을 알고 있어야 하지만, 수신처에 드러나지 말아야 하는 수신인 BCC 즉, ‘Blind Carbon Copy’로 설정합니다.

수신과 참조, 비밀참조를 구분해 설정하면, 실제 업무 처리를 해야 하는 사람과 참조만 해야 하는 사람을 자연스럽게 구분할 수 있으며, 보안상 공개하지 말아야 할 수신처는 비밀참조 기능을 활용할 수 있습니다.


두괄식으로, 본론은 앞에!


두괄식으로 작성한 이메일 매너
친근한 표현을 써 가며 비즈니스 상대에게 업무 메일을 보냈는데 답장은 달랑 두 줄! 배경설명과 구체적인 과정까지 설명하며 부탁했는데, 아주 쿨하게 ‘진행하시죠’라는 답변에 기분이 상한 적 있으신가요?

Dear Ms.

Nam, 
Just a reminder: I recently sent you a proposal of new products for our team. I have attached another printout for your convenience and hope you will take the time to review it. I will call you next Friday, after you have had time to review the proposal. I am eager to do business with you. In the meantime, if you have any questions or concerns, I can be reached at (207)236-3440.


Sincerely,
Terry Overmeyer
Sales Manager

우리나라에서는 업무 메일이라 하더라도 도입부에 친근함을 표현하기도 합니다. 하지만 대부분 비즈니스 이메일은 핵심은 간략히, 두괄식으로 표현하도록 합니다. 메일을 쓰는 목적은 무엇인지, 지난번 메일에서 새롭게 바뀐 부분은 무엇인지를 간략하게 짚어 주는 것이 좋습니다. 


집중도 떨어뜨리는 대문자 표기


ABCDEFGHIJKLM

NOPQRSTUVWXYZ


이메일은 글로 업무를 진행하는 과정입니다. 이 때문에 직접 만나거나 전화로 업무를 할 때보다 더 세심한 배려가 필요하죠.

영어 이메일을 보낼 때, 모든 글자를 대문자로 표기하는 것은 좋지 않습니다. 보기도 불편할 뿐 아니라, 메일 내용이 눈에 잘 띄지 않기 때문이에요. 비즈니스 컨설팅 전문가들은 모든 글자를 대문자로 쓰는 것은 ‘글로 소리 지르는 것’과 같다고 표현합니다. 


상대방의 이해를 구하는 ‘모바일용 편지서명’

최근 많은 사람이 모바일로 업무를 처리하면서, 모바일용 편지서명은 필수가 됐습니다. ‘Typing on a smartphone – excuse my clumsy thumbs!’ 등의 편지서명을 설정해 보세요.

이 서명은 ‘모바일로 답변을 보내는 것이니 간단하게 피드백만 보냅니다’라는 의미를 포함하고 있습니다. 한편, 메일 내용에는 상대가 헷갈릴 수 있는 채팅 약어나 이모티콘은 쓰지 않도록 합니다. 편한 친구 사이에 쓰이는 채팅 용어는 비즈니스에 맞지 않고, 프로다워 보이지 않는다는 치명적인 단점이 있답니다. 



전송 전 확인할 사항들!

이메일을 썼다면, 전송하기 전 다시 한 번 체크해야 할 사항들이 있습니다. 첫째, 상대방의 이름이나 직급에 오타가 있는지 확인합니다. 둘째, 실수를 줄이기 위해 복사와 붙여넣기는 하지 않는 것이 좋습니다. 혹시 여기서 잘못 들어간 내용은 없는지 다시 한 번 확인하세요. 셋째, 본문에 포함된 날짜와 시각이 맞는지 다시 한 번 확인해야 합니다. 넷째, 피드백을 받을 본인의 연락처가 제대로 표기돼 있는지 확인합니다.

여기서 잠깐! 영어 이메일 훈련법!


이메일 매너만큼 중요한 것은, 업무에 필요한 내용을 효율적으로 전달하는 것입니다. 이는 영어 표현만의 문제가 아니라, 논리적으로 생각을 전개하는 문제이기도 한데요~ 이를 위해서는 논리적으로 전개하는 연습이 필요하며 전문가들은 잘 쓴 글을 따라 적어보는 것이 도움된다고 조언합니다.

1. 비교적 쉬운 영어 경제잡지를 구매한다.
2. 짧고 쉬운 기사 하나를 읽고, 한국어로 번역한다.
3. 한국어 번역문을 보면서 영어로 재번역한다.
4. 두 가지 기사를 비교하며 몰랐던 표현을 연습한다.


글로벌 비즈니스 매너 기획연재 이번 시간에는 글로벌 비즈니스의 중요한 부분을 차지하는 이메일 매너에 대해 알아보았습니다. 다음 이 시간에는 스마트폰의 확산으로 더욱 중요해진 ‘전화와 SNS 매너’에 대해 알아보겠습니다.

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