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[삼성SDI] 스마트한 업무법, 효율적인 회의를 위한 5가지 팁!

안녕하세요. 삼성이야기 에디터, Sam입니다.

스마트한 업무법, 어떻게 하면 더 효율적인 회의를 할 수 있을까?

똑같은 말만 반복하면서 시간을 끌거나
멍~하니 딴생각만 한다면 좋은 결과가 나올 수 없겠죠?

삼성SDI 블로그가 회의의 질을 높이고,
명확한 결론을 도출하는 방법을 알려드립니다.
(http://sdistory.com/60189604272 / http://sdistory.com/60190088927)


질 높은 회의를 위해서는? 세 가지만 기억하세요!

회의의 질은 ‘참여도, 회의 진행의 효율성, 그리고 회의 후 관리’에 비례한답니다.

참여도

회의는 많은 사람이 모여서 하지만, 일부 인원만 안건을 제시하고 나머지는 꿔다놓은 보릿자루처럼 시간만 버리고 있다면 어떨까요? 인력 운영 면에서도 비효율적이고, 다양한 의견 도출도 쉽지 않겠죠? 그래서 좀 더 질 높은 회의를 하기 위해서는 회의 구성원들의 적극적인 의견 개진이 필요하답니다!

질 높은 회의를 하기 위해서는 회의 구성원들의 적극적인 참여가 필요하다

이번에는 실제 사례들과 함께 회의 참여도가 얼마나 중요한지 살펴보도록 할게요.
 
BESTBUY

미국의 가전 유통 업체인 BESTBUY는 성과 집중형 업무 환경제도(ROWE-Result Only Work Environment)를 통해 회의할 때 무조건 구성원들이 전부 참여하는 것이 아니라, 개인 업무 필요도를 고려하여 회의 참석 여부를 스스로 결정하게 해서 불필요하게 회의에 참석해서 시간 낭비하는 일을 줄이도록 했답니다. 그 결과 생산성은 41%나 증가했고 직원들의 만족도 역시 10%나 상승하게 되었답니다.
 
IBM

미국의 컴퓨터 업체인 IBM의 CEO였던 루이스 거스너는 현란한 프레젠테이션과 이를 지켜보는 회의 모습을 ‘오페라의 관중’이라 비판하고, 자료 발표를 배제하는 방법으로 회의의 질을 높였답니다. 이를 통해 어떤 발표를 해야 할 지 토론하는 불필요한 시간을 단축하고 구성원 간의 활발한 의사소통을 통해 더 좋은 의견들을 도출해냈다고 하네요.

미국 IBM은 프레젠테이션을 배제하는 방법으로 회의의 질을 높였다



진행 효율성

회의 구성원들이 다양한 의견을 발의하고 싶더라도, 회의 진행 과정이 매끄럽지 못하고 뚝뚝 끊겨 버리거나, 무작정 회의가 길어지게 된다면 회의의 질은 떨어진답니다. 회의 참여자 간의 활발한 의사소통과 명확한 결론 도출을 위해서는 정해진 시간 안에 의견을 도출할 수 있는 효율적인 진행은 선택이 아닌 필수랍니다!!

정해진 시간 안에 의경을 도출할 수 있는 효율적인 진행은 선택이 아닌 필수입니다

GE - 커뮤니케이션을 강화해라

GE 회장이었던 잭 웰치는 회의 효율성을 높이기 위해 “퍼실리테이션(facilitation) 회의가 아니면 회의하지 마라”고 강조했다고 해요. 퍼실리테이션이란 ‘촉진’이라는 뜻인데요, 회의의 결과를 효율적으로 이끌어 내도록 ‘촉진’할 수 있는 회의가 아니면 회의하지 말라는 의미에요.

회의를 촉진하는 방법은 다양하겠지만 그중에서도 회의 참석자 중 한 명이 퍼실리테이터(facilitator) 역할을 담당하면 훨씬 수월해요. 퍼실리테이터는 참석자끼리 대화를 잘 주고받을 수 있도록 이끌어 주는 회의 진행 전문가로, 체계적인 질문과 피드백을 통해 커뮤니케이션 활성화를 도모한답니다
 
그리고 이를 반영하듯 GE의 리더 채용 조건에는 높은 프로젝트 매니지먼트 능력과 함께 퍼실리테이션 및 프레젠테이션 능력을 강조한다고 해요

일본 IBM - 명확한 결론 도출 및 지시 사례

명확한 결론을 내릴 수 있는 멘트로 마무리 하라

A 부장과 B 부장 중 어떤 지시가 일하는데 더욱 효율적일 것 같나요? 당연히 지시사항을 명확하게 알려 준 B부장의 지시겠죠. 이처럼 명확한 지시와 결론 도출은 효율성을 높이기 위한 기초가 된답니다.
 
그래서 일본 IBM은 명확한 결론 도출과 지시를 위해 ‘명확함’과는 거리가 먼 특정단어들의 사용을 금지했다고 해요.
 
예를 들면 ‘대체로, 대략, 거의, 아마, ~라 생각한다, 어느 정도 완료되었다, 꽤 시간이 걸린다, 조만간 완료할 것이다, 상당할 것이다, 열심히 하겠다, 조속히 추진하겠다, 어느 정도의 선에서’와 같이 판단을 흐트러뜨리는 말들이랍니다.
 
명확한 결론 도출과 지시를 위해서는 회의를 종료할 때 “자, 그럼 그렇게 하는 것으로”가 아닌 “언제까지 누가 무엇을 수행”이라는 멘트로 마무리하도록 하세요

자~ 그럼 효율성을 높이는 방법을 요약해 볼게요.
 
1. 회의를 진행할 때는 항상 별도 퍼실리테이터 역할자를 두자
    - 이때 퍼실리테이터 역할은 최상급자가 아닌 사람으로 정한다.
    - 최상급자가 진행한다면 참여자가 위축되고, 리더의 아이디어에서 벗어나지 못하는
      경우가 발생한다.
 
2. 회의를 종료할 때는 ‘누가, 언제, 무엇을 할 것인지’ 명확하게 결론짓자
    - 담당자를 지정하지 않고 회의를 마무리 지을 경우, 아무도 그 업무를
      진행하지 않을 수 있다.
 

사후 관리

다양한 구성원 간의 참여와 원활한 회의 진행을 통해 좋은 의견들이 많이 나와도 사후 관리가 제대로 이루어지지 않는다면, 한낱 시간 낭비에 지나지 않겠죠? 그리고 잘못된 회의에 대한 반성이 없다면 계속 잘못된 회의를 반복해 버리고 말 거예요. 이런 실수를 반복하지 않기 위해서는 회의가 끝난 뒤에 사후 관리를 통해 회의에 대한 피드백과 평가를 하면서 회의의 질을 높일 수 있답니다.
 

지금까지 회의의 질을 높이고 명확한 결론을 도출하는 방법을 소개해 드렸는데, 어떠신가요? 소개해 드린 대로 회의를 하고 결론을 도출하면 시간도 절약하고 효율도 높일 수 있으니 업무를 하는 데 있어서 만족도도 높아지겠죠? 모든 직장인이 좀 더 효율적으로 만족스러운 업무를 하는 그날까지! 화이팅!


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  • http://blog.daum.net/healingwater 힐링워터

    정말 회의를 너무 길게하는 것은 불필요한 것 같아요.. 어차피 같은 내용이 반복이 되는 것인데, 그러면 짜증이나죠..!!!!

    • http://blog.samsung.com 삼성이야기

      힐링워터님께서 퍼실리테이터 역할을 해 보시거나 명확한 멘트로 이야기를 마무리 짓는 방법을 사용해 보시는 게 어떨까요? 훨씬 더 짧고 효율적일거예요!